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Introducción
Este articulo hace una revisión general de los principales aspectos relacionados a la gestión del tiempo de proyectos de cumplimiento ambiental (en adelante PCA)
En particular aplicado a los siguientes instrumentos regulatorios:
- Permisos sectoriales
- Permisos ambientales sectoriales
- Consultas de pertinencia de ingreso al SEIA
- Declaraciones de impacto ambiental
- Estudios de impacto ambiental
- Programas de cumplimiento ambiental
Desde lo anterior, y en atención a facilitar la comprensión y asimilación del contenido aportado, entregaremos la información en 2 partes:
- Parte 1 Fundamentos del time management de un proyecto
- Parte 2 Aspectos específicos del time management de un proyecto
Definiciones claves
- Actividad: una porción definida y planificada de trabajo ejecutado durante el curso de un proyecto.
- Planificación del cronograma: el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.
- Cronograma: una representación del plan para ejecutar las actividades del proyecto que incluye duraciones y dependencias.
Fundamentos del timing management de un proyecto
La gestión del tiempo de un proyecto es mucho más que la “carta gantt” del proyecto.
Es un viaje con varias etapas que conforme se realice en completitud dará paso a establecer un marco de trabajo orientado a maximizar el impacto del factor tiempo sobre el éxito del proyecto.
Junto con el alcance y los costos, la gestión del tiempo conforma lo que se conoce como línea base del proyecto.
Cualquier cambio en alguno de estos elementos afecta al resto.
De ahí su importancia y relevancia.
Cuando hablamos de la gestión del tiempo de un PCA nos referimos a 2 procesos claves:
- La planificación del timing
- El control del cronograma
La fase del time planning está referida a 3 tareas fundamentales
- La definición y ordenamiento de las actividades del tiempo
- La determinación de la duración de cada actividad
- El desarrollo de la planificación y secuenciamiento temporal del proyecto en un cronograma
Y la fase del time controlling está centrada en la ejecución del control, seguimiento y monitoreo de la implementación de las actividades desde un punto de vista temporal.
Planificación del tiempo
Lo central de este proceso corresponde a realizar las estimaciones de la duración del proyecto
¿Qué debemos tomar en cuenta para ello?
Las mejores prácticas de project management nos ayudan a cubrir este proceso:
- Basarnos en la estructura de quiebre del trabajo definido en la fase de planning del alcance
- Las estimaciones son más precisas cuanto más pequeñas son las actividades
Tips
- La línea base del tiempo no cambia sin cambios aprobados y documentados.
- El project manager debe continuamente revisar las estimaciones para chequear que se cumple la linea base de tiempo
- Las estimaciones de tiempo la debe realizar (idealmente) la persona que va a realizar el trabajo
- El planning de las estimaciones de tiempo del proyecto debe considerar:
- El ciclo de vida del proyecto de cumplimiento, y su encaje con la etapa inversional del proyecto de inversión que lo aloja, y los compromisos asumidos (contratos, autorizaciones, aprobaciones, etc).
- La disponibilidad de recursos
- La dimensión del proyecto en términos de su complejidad
- La existencia de soporte tecnológico y herramientas para el planning y control del programa
- Cada proyecto de cumplimiento es único, con lo cual el time planning es un traje a medida.
La planificación del timing de un proyecto de cumplimiento ambiental es un proceso documentado a nivel de un registro formal conocido como plan de gestión del tiempo del proyecto.
¿Qué componentes describen este documento?
- Cómo se va realizar la línea base de tiempo, a nivel de actividades definidas y su secuenciamiento
- Qué métodos se van a emplear para el time planning
- La identificación de las métricas de control para identificar desviaciones en la ejecución de las actividades
- El establecimiento de planes para corregir las desviaciones incurridas
- Definir procedimientos de cambios en el time planning del proyecto
En la próxima entrega veremos la segunda parte de este artículo donde revisaremos los aspectos detallados de la gestión de planificación y control del tiempo.
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