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Introducción y alcance del artículo
Este articulo hace una revisión específica de los aspectos técnicos relacionados a la gestión del tiempo de proyectos de cumplimiento ambiental (en adelante PCA) a nivel de estimación, secuenciamiento y control.
En particular aplicado a los siguientes instrumentos regulatorios:
- Permisos sectoriales
- Permisos ambientales sectoriales
- Consultas de pertinencia de ingreso al SEIA
- Declaraciones de impacto ambiental
- Estudios de impacto ambiental
- Programas de cumplimiento ambiental
Definiciones claves
- Actividad: una porción definida y planificada de trabajo ejecutado durante el curso de un proyecto.
- Planificación del cronograma: el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.
- Cronograma: una representación del plan para ejecutar las actividades del proyecto que incluye duraciones y dependencias.
Definición del tiempo de las actividades
Cuando hablamos de definir el tiempo de las actividades ¿a qué nos referimos?
En lo central, corresponde a identificar y documentar el trabajo que se proyecta ejecutar en el tiempo.
Aquí las mejores prácticas apuntan a que este paso esté orientado a establecer los denominados “paquetes de trabajo” que contendrán las tareas más pequeñas para su posterior estimación.
Estas tareas son la base para estimar, planificar, ejecutar, monitorizar y controlar el tiempo del trabajo futuro.
Y en términos del nivel o profundidad de la descomposición o quiebre al que se debe llegar ¿cómo lo abordamos?
Esta fase del proceso del time planning es clave, y su abordamiento es sugerible tome en consideración las siguientes ideas fuerza:
- Trabajo orientado a eficiencia
- Reunir todas las actividades del proyecto
- Poder cumplir con todo el trabajo requerido
- Cumplir sólo con el trabajo requerido
- Establecer tareas asignables con dueños
- Que exista una correlación directa con el alcance del proyecto
Definición del secuenciamiento de las actividades
Y en términos del secuenciamiento de las actividades del proyecto ¿qué involucra?
Cada PCA tiene una naturaleza, características y alcance específico.
Cada PCA tiene un ordenamiento temporal propio que es función del proyecto mismo, y su encaje dentro del proyecto de inversión que lo aloja, y la organización que lo administra.
¿A qué nos referimos con esto?
Un instrumento de cumplimiento, por sí mismo, tiene un ciclo de vida. O dicho de otra manera: una secuencia lógica temporal de ejecución, lineal en este caso.
Y cada etapa de la gestión del instrumento, dado que pueden ser abordadas como proyecto por sí misma, tienen - a su vez- su propio ciclo de vida. Su propia secuencia. También lineal.
Y en el mismo orden de ideas, el proyecto de inversión que aloja al instrumento, en tanto su materialización es de naturaleza secuencial, también tiene su respectivo ciclo de vida lineal.
Y entre los 3 niveles (proyecto de inversión, instrumento, etapas de gestión del instrumento) existen relaciones y dependencias que deben ser orquestadas en términos del timing si queremos lograr que encajen y avancen de forma coherente.
Ordenamiento temporal que en vocabulario project management es realizado por el programa del proyecto.
Veamos un ejemplo de esto.
Ejemplo práctico
Un “proyecto permiso sectorial”
A nivel de ciclo de vida, las etapas de un permiso sectorial son:
- Identificación de aplicabilidad
- Estrategia y planificación
- Gestión de contrato, compras y/o adquisiciones
- Elaboración del expediente
- Tramitación de la solicitud
- Aprobación del instrumento
- Identificación y sistematización de los requisitos cumplibles
- La implementación y seguimiento del cumplimiento del instrumento aprobado
- La corrección de brechas de cumplimiento
Si analizamos la etapa de elaboración del expediente, que es una etapa del ciclo de vida del permiso.
Como sabemos tiene un inicio, un planning, una ejecución y un término.
El término es el ingreso del documento a trámite.
Es decir el proceso de elaboración de un expediente es un proyecto en sí mismo (”proyecto expediente”).
Pero ocurre que para realizar el “proyecto expediente”, necesitamos información técnica que “vive” fuera del “proyecto expediente”, y fuera del “proyecto permiso sectorial”.
Y que su existencia, disponibilidad y madurez impacta el timing de la elaboración.
Los permisos sectoriales, en su mayoría, necesitan información de ingeniería para la elaboración documental de la solicitud.
La ingeniería también es un proyecto con su propio timing, y etapas. Es un “proyecto ingeniería”.
Y dicho “proyecto ingeniería”, en términos de su disponibilidad como input para la elaboración del “proyecto permiso” es un factor externo al permiso pero que lo condiciona, con lo cual debe estar en línea con los tiempos de ejecución globales del “proyecto de inversión” que aloja al “proyecto permiso” y al “proyecto expediente”.
Entonces, como vemos, se produce una relación de dependencias y secuencias de time planning entre los distintos niveles del proyecto de inversión, los instrumentos y sus etapas.
¿Qué herramienta de gestión los integra?
El programa maestro del proyecto, o master plan.
Entonces, y a un nivel práctico, ¿cómo secuenciamos las actividades del PCA?
Siguiendo estas prácticas:
- Identificando y documentando las relaciones lógicas entre las actividades
- Tomando en cuenta las sinergias y dependencias entre las actividades
- Tomando en cuenta los recursos y duraciones
- Idealmente con el apoyo de una herramienta o software de project time planning
Estimación de la duración de las actividades
¿Y cómo estimamos la duración de las actividades?
Este es un tema de temas. Y su abordamiento es función de múltiples factores.
Aquí entran en juego conceptos de rendimientos, juicio experto y lecciones aprendidas.
Cada PCA está caracterizado por actividades específicas.
Es un proceso iterativo y de afinamiento.
A continuación acompaño tips para abordar esta tarea:
- Basarnos en la estructura del quiebre del alcance del PCA
- Cuanto más pequeño, mejor estimado
- Las estimaciones son elaboradas progresivamente, aumentando así su fiabilidad y precisión
- Las estimaciones las debe revisar de forma continua el project manager
- Adoptar el enfoque “a lo imposible nadie está obligado” (ajustar las estimaciones a la realidad del instrumento)
- ¡Dar la pelea por estimaciones realistas y precisas!
Todo lo anterior se vuelca en el desarrollo del cronograma del PCA, donde se determinan las fechas de inicio y fin de las actividades. Normalmente conocido como carta Gantt.
Estas estimaciones de tiempo deben ser documentadas, revisadas y aprobadas.
Conformando la línea base de tiempo del proyecto.
Y cuando existan cambios en el PCA, o en el proyecto de inversión que lo aloja, o en el entorno al titular de la inversión, se debe actualizar el cronograma, de forma documentada y aprobada.
Control del tiempo del proyecto
¿Qué es controlar el tiempo de un proyecto de cumplimiento ambiental?
En simple, corresponde a determinar el estado actual del cronograma del proyecto, analizando los factores que han originado cambios, avisando y gestionando las desviaciones de forma oportuna a las partes interesadas.
Es el ejercicio de medir el avance del progreso del proyecto según fue planificada su ejecución.
Su realización permite establecer proyecciones y estimaciones a término de las actividades que conforman los paquetes de trabajo del alcance del proyecto, según su ciclo de vida.
Y desde ello el project manager y las partes interesadas están en condiciones de adoptar decisiones informadas a efectos de aplicar acciones preventivas y/o correctivas orientadas a evitar atrasos en el desarrollo del proyecto.
Comentario final
La gestión del tiempo dentro de un PCA es uno de los aspectos claves asociados al éxito de un instrumento regulatorio. Lamentablemente son muchos los casos en que, con ocasión de atrasos y/o extensiones de los procesos de elaboración, tramitación y/o implementación, según corresponda, se generan perjuicios para las partes interesadas relacionadas a un permiso, una solicitud de aprobación ambiental, o la gestión de una iniciativa de regularización de incumplimientos. Produciendo impactos negativos en términos de compliance, ejecución de inversiones y/o procesos de controversias con los afectados.
De ahí la importancia de cubrir esta fase del proyecto adoptando técnicas y prácticas que habiliten el correcto abordamiento de la variable tiempo aplicada al instrumento a lo largo de su ciclo de vida.
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