Gestión de los riesgos de un proyecto ambiental

Introducción

Este articulo hace una revisión general de los principales aspectos relacionados a la gestión de los riesgos de proyectos de cumplimiento ambiental (en adelante PCA)

En particular aplicado a los siguientes instrumentos regulatorios:

Permisos sectoriales

Permisos ambientales sectoriales

Consultas de pertinencia de ingreso al SEIA

Declaraciones de impacto ambiental

Estudios de impacto ambiental

Programas de cumplimiento ambiental

Este aspecto del project management tiene especial relevancia en la tramitación de instrumentos en la evaluación ambiental de inversiones, y en la preparación y ejecución de programas de cumplimiento.

Lamentablemente son muchas las ocasiones en que se producen atrasos, sobrecostos y/o fracasos en procesos de preparación y ejecución de instrumentos de cumplimiento, con ocasión de no tener desplegado un plan de gestión de los riesgos asociados al proyecto, según sus diferentes etapas y ciclo de vida. Con especial énfasis en prevenir la ocurrencia de una amenaza, y en preparar y responder a la materialización del evento.

Para contribuir a minimizar la ocurrencia de este tipo de situaciones, a continuación hacemos una revisión general de los principales aspectos del risk management con vistas a su aplicación a proyectos de cumplimiento ambiental.

Definiciones claves

Aceptar el Riesgo: Una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual el equipo del proyecto decide reconocer el riesgo y no tomar ninguna medida a menos que el riesgo ocurra.

Amenaza: Riesgo que tendría un efecto negativo sobre uno o más objetivos del proyecto.

Análisis de Supuestos: Técnica que analiza la exactitud de los supuestos e identifica los riesgos del proyecto causados por el carácter inexacto, incoherente o incompleto de los supuestos.

Categorización de Riesgos: La organización por fuentes de riesgo (p.ej., utilizando la RBS), por área del proyecto afectada (p.ej., utilizando la EDT) u otra categoría útil (p.ej., fase del proyecto) para determinar qué áreas del proyecto están más expuestas a los efectos de la incertidumbre.

Controlar los Riesgos: El proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, hacer seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto.

Condición Disparadora: Evento o situación que indica que un riesgo está por ocurrir.

Gestión de los Riesgos: La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto.

Identificar los Riesgos: El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

Impacto: El riesgo no se cuantifica sólo por su probabilidad de ocurrencia, sino también por su impacto sobre los objetivos del proyecto (alcance, tiempo, costo, calidad).

Mitigar el Riesgo: Una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual el equipo del proyecto actúa para reducir la probabilidad de ocurrencia o impacto de un riesgo.

Probabilidad de ocurrencia: Cada evento riesgoso tiene alguna probabilidad de ocurrir.

Riesgo: Un evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos de un proyecto.

Tolerancia al Riesgo: El grado, cantidad o volumen de riesgo que resistirá una organización o individuo.

Transferir el Riesgo: Una estrategia de respuesta a los riesgos según la cual el equipo del proyecto traslada el impacto de una amenaza a un tercero, junto con la responsabilidad de la respuesta.

Fundamentos del risk management de un proyecto

¿Qué es un riesgo?

Cualquier suceso o evento incierto que si ocurre tiene Impacto al menos sobre un objetivo del proyecto, como alcance, tiempo, costo o calidad.

¿Qué es la gestión del riesgo?

Corresponde al conjunto de procesos y acciones de planificación de la gestión de riesgos, identificación, análisis, respuesta, monitorización y control de los riesgos de un proyecto

Objetivos de la gestión de riesgos

Incrementar la probabilidad e impacto de los eventos positivos

Disminuir la probabilidad e impacto de los eventos adversos

En simple, existen 2 tipos de riesgos

Known risks Riesgos identificados, analizados y de planificación posible

Unknown risks No pueden ser gestionados de manera proactiva

Origen del riesgo

Origen externo e imprevisibles (ejemplo desastres naturales)

Origen externo previsible (ejemplo disponibilidad recursos externos, suministros)

Origen interno, calidad de las estimaciones (ejemplo errores en las estimaciones de tiempo, costo)

Origen interno técnico (ejemplo problemas de diseño)

Project Resilience Para que el proyecto pueda hacer frente a los riesgos es importante contar con:

Nivel de contingencia adecuada (Management Reserves)

Procesos de proyectos flexibles y adaptables

Equipo de proyecto comprometido con los objetivos del proyecto

Revisiones frecuentes de los riesgos y detección prematura de problemas

Input constante de los interesados en el proyecto

Cada proyecto de cumplimiento es único, con lo cual el risk management es un traje a medida.

Para ello debemos considerar:

Tamaño del proyecto

Complejidad del proyecto

Importancia o criticidad del proyecto

Claves de la gestión de riesgos

Claves de la planificación de los riesgos

Durante el proceso de planificar los riesgos deberíamos dar respuesta a los siguientes interrogantes:

¿Quiénes van a identificar los riesgos?

¿Cuándo se llevará a cabo la identificación de los riesgos?

¿Qué escala se utilizará para el análisis cualitativo de riesgos?

¿Cómo se priorizarán los riesgos?

¿Qué herramientas se utilizarán para el análisis cuantitativo?

¿Cuáles serán las estrategias a implementar para cada riesgo?

¿Con qué frecuencia se realizará el monitoreo de riesgos?

¿Qué es el risk identification?

La primera etapa del viaje de gestionar los riesgos de un proyectos de cumplimiento ambiental es identificarlos.

El mayor esfuerzo de identificación de riesgos ocurre durante la fase de planificación del PCA, aunque esta tarea debe continuar durante todas las fases del proyecto.

Permite determinar los riesgos que afectan al proyecto y documentar sus características

Es un proceso iterativo, que involucra a todos los stakeholders

Se debe prestar especial atención a la identificación de los sucesos que puedan afectar seriamente al proyecto, aun cuando su probabilidad de ocurrencia fuese muy baja.

La identificación de riesgos incluye documentar las características de los riesgos individuales y del riesgo general del proyecto.

Es un proceso documentado que se expresa en un registro de riesgos.

El análisis de riesgos

Proceso de priorizar los riesgos individuales del proyecto para análisis o acción posterior, evaluando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos, así como otras características.-

El beneficio clave de este proceso es que concentra los esfuerzos en los riesgos de alta prioridad. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

La planificación de la respuesta a los riegos

Planificar la respuesta a los riesgos es el proceso de desarrollar opciones, seleccionar estrategias y acordar acciones para abordar la exposición general al riesgo del proyecto, así como para tratar los riesgos individuales del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que identifica las formas adecuadas de abordar el riesgo general del proyecto y los riesgos individuales del proyecto.

Este proceso también asigna recursos e incorpora actividades en los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, según sea necesario. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Tipos de respuesta:

Escalar: Trasladar la gestión de la amenaza a un nivel superior por estar fuera del alcance nuestro o del proyecto.

Evitar: Eliminar la probabilidad de ocurrencia de la amenaza cambiando las condiciones que lo generan. Puede involucrar cambio en el alcance o incluso cancelar el proyecto.

Transferir: Trasladar el impacto del riesgo hacia un tercero. Por ejemplo, contratar un seguro.

Mitigar: Realizar acciones para disminuir la probabilidad y/o el impacto de la amenaza.

Aceptar: No se realizan acciones para evitar, mitigar o transferir la amenaza. Existen 2 tipos

Activa: Se define como actuar en caso que ocurra, se podría hacer una reserva para contingencias.
Pasiva: No se define nada, se actúa cuando aparece.

La implementación de la respuesta

Implementar la respuesta a los riesgos es el proceso de implementar planes acordados de respuesta a los riesgos.

El beneficio clave de este proceso es que asegura que las respuestas a los riesgos acordadas se ejecuten tal como se planificaron, a fin de abordar la exposición al riesgo del proyecto en general, minimizar las amenazas individuales del proyecto y maximizar las oportunidades individuales del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Nosotros debemos implementar respuestas al riesgo general y asegurar que los dueños de cada riesgo implementen las acciones del plan de respuesta a los riesgos.

Seguimiento y control de los riesgos

Monitorear los riesgos es el proceso de monitorear la implementación de los planes acordados de respuesta a los riesgos, hacer seguimiento a los riesgos identificados, identificar y analizar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a lo largo del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que permite que las decisiones del proyecto se basen en la información actual sobre la exposición al riesgo del proyecto en general y los riesgos individuales del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Este seguimiento brinda información actualizada acerca del estado de cada riesgo y permite identificar riesgos nuevos, vigilar el estado de los riesgos residuales y secundarios, y supervisar los cambios en el perfil de riesgos debido a factores exógenos o endógenos.

Comentario final

La gestión de riesgos de un proyecto de cumplimiento ambiental es un proceso clave en relación al cumplimiento de los criterios de éxito establecidos para el proyecto. Por ello, la aplicación de técnicas y un enfoque estructurado, documentado y apegado a mejores prácticas ajustadas a la naturaleza, característica y tipo de instrumento regulatorio permite minimizar el impacto de la materialización de amenazas conforme se activen durante las distintas etapas del ciclo de vida del proyecto.