Gestión del alcance de un proyecto de base legal ambiental. Parte 1

Introducción

• El establecimiento de aquello que incluye y excluye el proyecto. Es decir, la definición de qué cubre el proyecto en términos de información y procesos.

• La completitud del alcance de un proyecto. Entendido como el grado de desarrollo y madurez de los elementos de alcance que configuran, componen y caracterizan al proyecto.

• Parte 1 Definiendo el alcance de un proyecto

• Parte 2 De la completitud del alcance de un proyecto

Premisas bases del artículo

• Una inadecuada planificación de un PLA junto con una pobre definición de alcance puede conducir a costosos cambios, demoras, reprocesos, sobrecostos, reprogramaciones y fracasos del proyecto, con efectos negativos para las partes interesadas y el perfil de cumplimiento de la unidad fiscalizable y/o proyecto de inversión que aloja al PLA.
Ejemplo
• Permisos que se entrampan y/o extienden en su tramitación;
• Permisos que son aprobados bajo condiciones de implementación dificultosas;
• Permisos que son rechazados;
• CP que se entrampan y que dan paso al abandono, renuncia y/o es preciso retirar y volver a ingresar a trámite;
• DIA o EIA que sufren problemáticas de admisibilidad o término anticipado;
• DIA o EIA que son objeto de numerosas observaciones en los ICSARA;
• DIA o EIA que son calificadas favorables pero sujetas al cumplimiento de condiciones dificultosas;
• DIA o EIA que son objeto de recomendación de rechazo por parte del SEA en el ICE;
• PdC que son objeto de numerosas observaciones por parte de la SMA;
• PdC que son objeto de rechazo por parte de la SMA durante la fase de presentación;
• PdC que son incumplidos por parte del regulado durante la fase de implementación;

• Cambios durante la etapa de ejecución del PLA a menudo reflejan incertidumbres que se presentan durante las etapas de planning del proyecto;

• Documentos completos, maduros y bien definidos en términos de alcance de un PLA facilitan una ejecución según lo planeado, el logro de mejores resultados y mayor satisfacción de los grupos de interés asociados;

Definiciones claves

Parte 1 Definiendo el alcance de un proyecto

1. Planificar el trabajo

2. Colectar los requisitos del entregable

3. El establecimiento del enunciado del alcance

4. Crear la estructura de quiebre del trabajo a realizar

De la planificación del trabajo

• En este primer paso lo que nos convoca es planificar y organizar el trabajo de definir el alcance del proyecto, para efectos de establecer cómo se realizará el paso siguiente de colectar los requisitos de los entregables del proyecto.

• En simple responde a un trabajo de equipo en que se establecen las tareas que permiten obtener la información que se necesita.

• Su realización está basada en revisar los documentos claves de la etapa de inicio del proyecto, esto es: el acta de constitución del proyecto.

De la colección de los requisitos de los entregables

• En este segundo paso lo que realizamos es la ejecución de lo definido en el paso anterior.

• Como resultado lo que se obtiene es un registro documentado de los requisitos que deben estar cubiertos por los documentos que componen el expediente que se ingresará a tramite. Para efectos de obtener el resultado aspirado: una autorización obtenida bajo términos y condiciones a satisfacción del sponsor que encargó el proyecto.

• Este paso es clave a nivel de bien establecer aquello que se va ir a buscar como resultado de aquello que se va a elaborar y tramitar. Es partir con el fin en mente.

Del establecimiento del enunciado del alcance

• En este tercer paso lo que hacemos es documentar el alcance del proyecto en términos de:
Las características de los documentos que componen el expediente
• Formularios
• Memorias descriptivas
• Planos de emplazamiento y distribución
• Especificaciones técnicas
• Documentos de ingeniería
• Documentos científicos
• Documentos y antecedentes legales
Los términos y condiciones del resultado aspirado
• Claridad y precisión del acto administrativo
• Libertades o ausencia de restricciones y/o requisitos

• Es un trabajo que se expresa en una declaración de aquello que debe contener el expediente y el resultado esperado.

De la creación de la estructura de quiebre del trabajo a realizar

• Finalmente, en este cuarto paso lo que nos convoca es el trabajo de desglosar las acciones, actividades y trabajos a realizar cuya ejecución es conducente a la obtención del resultado aspirado en los términos requeridos por el área usuaria y/o sponsor que encargó el proyecto.

• Su realización material se expresa en la creación documentada de una estructura de quiebre ordenada por niveles lógicos que permite organizar el trabajo a realizar a nivel accionable en paquetes de trabajo.

• Este punto es clave para los pasos de establecer la secuencia temporal de la ejecución de los trabajos, la asignación de recursos y el control de cambios del proyecto.

• Es uno de los documentos más importantes del proyecto.