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Introducción
Este articulo hace una revisión general de los principales aspectos relacionados a la gestión de los costos de proyectos de cumplimiento ambiental (en adelante PCA)
En particular aplicado a los siguientes instrumentos regulatorios:
- Permisos sectoriales
- Permisos ambientales sectoriales
- Consultas de pertinencia de ingreso al SEIA
- Declaraciones de impacto ambiental
- Estudios de impacto ambiental
- Programas de cumplimiento ambiental
Este aspecto del project management tiene especial relevancia en la tramitación de instrumentos en la evaluación ambiental de inversiones, y en la preparación y ejecución de programas de cumplimiento.
Lamentablemente son muchas las ocasiones en que se producen sobrecostos en procesos de preparación y ejecución de instrumentos de cumplimiento, con ocasión de subestimar el presupuesto o mal administrar los cambios de un proyecto y su impacto en la dimensión costos.
Para contribuir a minimizar la ocurrencia de este tipo de situaciones, a continuación hacemos una revisión general de los principales aspectos del cost management con vistas a su aplicación a proyectos de cumplimiento ambiental.
Definiciones claves
- Actividad: una porción definida y planificada de trabajo ejecutado durante el curso de un proyecto.
- Controlar los costos: el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
- Determinar el presupuesto: el proceso de sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada.
- Estimación de los costos de las actividades: el costo proyectado de la actividad planificada que incluye el costo de todos los recursos requeridos para ejecutar y completar la actividad, incluidos todos los tipos y componentes de costos.
- Gestión de los costos del proyecto: la Gestión de los costos del proyecto incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
- Línea base de costos: la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo, excluida cualquier reserva de gestión, la cual sólo puede cambiarse a través de procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como base de comparación con los resultados reales.
- Presupuesto: la estimación aprobada para el proyecto o cualquier componente de la estructura de desglose del trabajo o actividad del cronograma.
- Pronóstico: una estimación o predicción de condiciones y eventos futuros para el proyecto, basada en la información y el conocimiento disponibles en el momento de realizar el pronóstico. La información se basa en el desempeño pasado del proyecto y en el desempeño previsto para el futuro, e incluye información que podría ejercer un impacto sobre el proyecto en el futuro, tal como la estimación a la conclusión y la estimación hasta la conclusión.
Fundamentos del cost management de un proyecto
La gestión de los costos de un proyecto tiene relación con la estimación de los costos de los recursos necesarios (mano de obra, materiales, equipos, etc) para completar cada actividad programada.
Y desde ello la gestión de las variaciones y riesgos involucrados.
Es un viaje con varias etapas que conforme se realice en completitud dará paso a establecer un marco de trabajo orientado a maximizar el impacto del factor dinero sobre el éxito del proyecto.
Junto con el alcance y los tiempos, la gestión de los costos conforma lo que se conoce como línea base del proyecto.
Cualquier cambio en alguno de estos elementos afecta al resto.
De ahí su importancia y relevancia.
Cuando hablamos de la gestión de los costos de un PCA nos referimos a 2 procesos claves:
- La planificación de los costos
- El control de los costos
La fase del cost planning está centrada en la estimación de los costos.
Y la fase del cost controlling está centrada en la ejecución del control, seguimiento y monitoreo de la implementación de las actividades desde un punto de vista financiero.
Planificación de los costos
Lo central de este proceso corresponde a realizar las estimaciones de los costos del proyecto.
¿Qué debemos tomar en cuenta para ello?
Las mejores prácticas de project management nos ayudan a cubrir este proceso:
- Basarnos en la estructura de quiebre del trabajo definido en la fase de planning del alcance
- Las estimaciones son más precisas cuanto más pequeñas son las actividades
Tips
- La línea base de costos no cambia sin cambios aprobados y documentados.
- El project manager debe continuamente revisar las estimaciones para chequear que se cumple la linea base de costo
- Las estimaciones de costo la debe realizar (idealmente) la persona que va a realizar el trabajo
- El planning de las estimaciones de costo del proyecto debe considerar:
- El ciclo de vida del proyecto de cumplimiento, y su encaje con la etapa inversional del proyecto de inversión que lo aloja, y los compromisos asumidos (contratos, autorizaciones, aprobaciones, etc).
- La disponibilidad de recursos
- La dimensión del proyecto en términos de su complejidad
- Cada proyecto de cumplimiento es único, con lo cual el cost planning es un traje a medida.
La planificación de los costos de un proyecto de cumplimiento ambiental es un proceso documentado a nivel de un registro formal conocido como plan de gestión de los costos del proyecto.
Y que se expresa en la determinación del presupuesto del proyecto.
¿Qué implica determinar el presupuesto?
- Obtener el conjunto de estimaciones de costos de las actividades programadas a nivel de paquete de trabajo.
- El presupuesto del proyecto constituye los fondos autorizados para la ejecución del mismo.
- Consiste en agregar las estimaciones de costos de cada paquete de trabajo.
- Posteriormente se agregarán las reservas de contingencia, provenientes de un análisis detallado de riesgo.
Control de los costos
La gestión del control de los costos de un PCA es un proceso de monitorización del estado del proyecto, actualización del prsupuesto y gestión de los cambios en la línea base de costos.
Su objetivo es buscar las causas, positivas o negativas, de la varianza de costos y forma parte del proceso de control de cambios.
¿Qué incluye el control de costos?
- Actuar en los factores causantes de cambios en la línea base de costos
- Asegurar que todas las peticiones de cambio son tratadas a tiempo
- Gestionar los cambios a medida que estos suceden
- Asegurar que los costos incurridos (parciales, totales) no exceden los fondos autorizados
- Monitorizar la evolución de los costos para detectar y entender las variaciones (baseline)
- Actuar para hacer que las desviaciones de costo (cost overruns) no superen los límites aceptables
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