#3 Tips y mejores prácticas de escritura de permisos

Hola cómo estás, espero todo ande muy bien!

Hoy te quiero compartir un set de consejos y recomendaciones de escritura y desarrollo de contenidos en el marco de la gestión de instrumentos regulatorios. Si eres titular, asesor o desarrollador de proyectos y gestionas/escribes solicitudes de permisos, este tip es para tí 😉

¿Sabías que en USA, Canadá, Australia y en la UE existen talleres, guías y materiales desarrollados por las agencias públicas encargadas de aprobar permisos, orientadas a los titulares y consultores para que escriban solicitudes efectivas?

Yo al menos no lo sabía hasta hace 2 años, y al tomar conocimiento de esta práctica, me hizo todo el sentido del mundo. ¿Por qué? Simple: porque una de las razones que explican demoras en la tramitación de un instrumento dice relación con la calidad, cantidad y precisión de los datos, información y contenidos presentes en un expediente de solicitud de una autorización. Que en la práctica se reduce a lo que el revisor lée o no lée/encuentra dentro de un documento.

Te comparto mi experiencia

Me pasó muchas veces que al revisar DIA en la DGA Atacama (fui evaluador sectorial SEIA y fiscalizador) me encontraba con documentos que facilitaban 😃 el ejercicio de evaluar su completitud, desde la forma de escribirla y poblarla de contenido. Y lamentablemente me encontraba con casos contrarios 😠 DIA súper difíciles de revisar, pobres en fundamentación, redactadas de forma ambigua, desordenadas, con estilos de redacción complejos de seguir, y que lo que me provocaban, era una reacción de alerta y anticuerpos, y que se traducía en pedir amplias aclaraciones, complementos y precisiones de información.

Desde este tipo de situaciones, y ya estando en el área privada y con varios años de experiencia encima, fui dándome cuenta que la escrituración de un expediente es un ejercicio de match requisito:contenido. Y presentado en una forma conducente a que la evaluación de match por parte de un revisor sea ágil, expedita y simple.

Desde este enfoque comencé a orientar mis permisos bajo esta premisa, y me fue bien. Permisos SERNAGEOMIN, DOM, de la Autoridad Sanitaria, IFC, SEC. DIA y CP también. Con pocas iteraciones, y aprobados en plazos razonables.

Ahora. No es un camino fácil de seguir si no tienes desarrollada la habilidad de la escritura aplicada al permitting. En mi caso yo tuve suerte, ya que en mi pasada por la DGA lo pasé re mal teniendo que aprender en tiempo récord a escribir informes legales y resoluciones administrativas que superaran el VºBº de la fiscalía del MOP y el nivel central de la DGA. Ese episodio me ayudó mucho. Y te comparto aquí esos tips para ayudarte en tu propio camino de permitting writer).

La base de esta cápsula tiene que ver con “comunicación efectiva escrita” aplicada a permisos. Esta es la premisa del tip: Solicitudes de permisos bien escritas con secciones, bloques y contenidos simples y ordenados, que encajan con los requisitos que deben ser cubiertos, facilitan la revisión, entendimiento y evaluación de completitud por parte de un revisor - ambiental y/o sectorial.

Desde lo anterior, a continuación te comparto un listado de consejos y best practices al respecto. Y una tabla que agrupa varias expresiones de uso común para conectar y relacionar párrafos e ideas. Clave para lograr un efecto de lectura ágil, fluida y orientada a lograr el resultado aspirado.

Permit Tip	Detalle
Escribe de forma organizada.	- Párrafos y oraciones cortas - Usa títulos y subtítulos - Usa listas para acortar oraciones - Usa tablas que “diagramen” textos
Usa palabras y frases comunes y simples en reemplazo de expresiones complicadas.	ㅤ
Atención al uso correcto de comas.	ㅤ
No uses pronombres si el lector-revisor puede confundirse respecto de a quién te estás refiriendo.	Yo, ellos, nosotros.
Evita el uso de notas al pie de página en temas claves.	ㅤ
Toda narrativa o relato que involucre un compromiso debe ser claro, específico y medible.	Claro = libre de ambiguedad y fácil de entender. Específico = exacto, con detalle, sin ambiguedad, preciso. Medible = datos, hitos, evaluable-cumplible
Evita términos con múltiples interpretaciones. Si es necesario adopta y explicita una definición que enmarque el concepto, y cita la fuente.	ㅤ
Evita el uso de sinónimos. Elige una palabra y repítela a lo largo del escrito.	ㅤ
Evita palabras y expresiones ambiguas.	Generalmente Debería Se supone Debiera
Cita las fuentes legales que dan soporte a relatos y textos de abordamiento de requisitos.	ㅤ
Cuando sea posible, y en función del tipo de permiso, establece declaraciones y afirmaciones. Y comunica el apartado del documento donde vive la evidencia que da soporte a la declaración.	El proyecto no realiza afectación sobre… Los antecedentes que fundamentan lo anterior se encuentran en…

TIP 1 Consejos para desarrollar la habilidad de una escritura efectiva

Leer y harto. En especial documentos disponibles en el SEIA y el SNIFA, y desde ellos extraer estructuras de redacción comparables, y luego curar y ajustar. Colocando especial atención a los conectivos. Distinguiendo lo que es dato y análisis.

Todo lo que sea datos y hechos descriptivos preferir su presentación en formatos tablas, gráficos y/o diagramas por sobre texto. Y preferir los contenidos escriturados en párrafos orientados a exposición de análisis, ideas y argumentaciones.

Para facilitar a un revisor la lectura y evaluación de un documento, agregar un pequeño sistema de códigos o ID que permitan mapear y guiar la presentación de los contenidos en función de los requisitos formales que se cubren y abordan en cada sección del documento (un documento ordenado, fácil de revisar y orientado a simplificar encontrar los datos, información y contenidos claves habilita una revisión ágil).

Antes de comenzar a escribir, hazte estas preguntas (enfoque de proyecto):

Quién va a leer el documento (escribir pensando en el usuario-revisor).
Qué contenidos mínimos deben estar presentes en el escrito (requisitos formales).
Qué tengo y quiero decir (escribir pensando en cubrir los requisitos formales - y en la resolución, y su cumplimiento posterior).
Cuál es la mejor forma de presentar lo que quiero decir

Texto
Tabla
Gráfico
Diagrama

Dónde lo digo

Documento principal
Anexos

Cómo refuerzo lo que quiero decir

Imagen
Cita
Video desde vuelo de un dron linkeado a Youtube

TIP 2 Consejo para evaluar la claridad y precisión de lo escrito

Utilizar los principios y técnicas del “Lenguaje Claro”.

En Chile existen desplegadas varias iniciativas en esta línea, en este link puedes revisar recursos y materiales que puedes usar y aplicarlos a tu escritura. Ver

TIP 3 Consejos para acelerar tu escritura

Arma un set de expresiones y términos de uso común.

Arma un banco de formatos y plantillas de uso común modular, extendible, editables y reusables.

Arma un check list y un proceso de control de calidad orientado a la diagramación y claridad del contenido de tus informes, que te ayuda a autoevaluar tus documentos.

Diseña un mini sistema de elaboración smart de documentos que contenga las pautas, métodos, recursos y ayudas. Con énfasis en control de cambios ante modificaciones en los datos de entrada de tus documentos.

Recurso

Actualidad

En la última semana surgieron varias novedades, veamos:

El SEA publicó los siguientes documentos

30.09.2022 Nueva Guía Metodológica para la Descripción de Ecosistemas Marinos Ver

28.09.2022 Nuevo Criterio de evaluación en el SEIA Contenidos Técnicos para la Evaluación del Impacto sobre la Libre Circulación, Conectividad y Tiempos de Desplazamiento en Proyectos Inmobiliarios Ver

28.09.2022 Actualización Guía Trámite PAS Artículo 157 Reglamento del SEIA Permiso para Efectuar Obras de Regularización o Defensa de Cauces Naturales Ver

22.09.2022 Nueva Funcionalidad que permitirá realizar solicitudes de inicio del proceso PAC DIA Ver

El resumen de las principales noticias de Septiembre 2022 del SEA lo pueden revisar aquí

Nota: el equipo ambiental del estudio TM Abogados realizó una comparación genial de la guía PAS 157 v1 y la v2 actualizada. Es un documento que lo pueden revisar aquí.

MMA 26.09.2022 Capacitación Preparación proceso de Declaración Jurada Anual para establecimientos que reportan emisiones y contaminantes al RETC Inscripciones y material de apoyo aquí

MMA 07.09.2022 Proyecto GEF Humedales Costeros, en conjunto con la Corporación Capital Biodiversidad, realizó una publicación denominada “Ley de Humedales Urbanos: su aplicación para la conservación de los humedales urbanos” Ver

El 3TA de Valdivia ayer 30.09.2022 publicó el Boletín de Jurisprudencia y Actualidad Normativa N°23, correspondiente al mes de Agosto. Lo pueden revisar aquí.

Nota de prensa

La Profesora Rosa Fernando Gómez González en la edición del 28.09.2022 de El Mercurio Legal realizó un análisis súper interesante relacionado al reciente fallo de la CS sobre los PdC refundidos. El artículo se llama “Legalidad de los "programas de cumplimiento refundidos" en materia ambiental: interpretación literal versus interpretación sistemática” lo pueden revisar aquí.

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Nos vemos en el próximo tip, buen finde!

Abrazos,

Pablo