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Table of Contents
- Enmarcando el punto
- Reorientando el foco del proceso
- Develando lo que ocurre en el espacio del revisor
- Produciendo una experiencia de revisión óptima
- Práctica 1 Levantar aprendizajes y oportunidades desde casos comparables antes de comenzar a escribir.
- Práctica 2 Escribir el informe encajando con los criterios y énfasis de la región, y pensando en la resolución.
- Práctica 3 Aplicar principios de lenguaje claro sobre las secciones descriptivas, de argumentación y conclusión.
- Práctica 4 Agregar funcionalidades interactivas al informe PDF que faciliten su navegación y consulta.
- Práctica 5 Priorizar el uso de tablas con categorías en lugar de párrafos para acortar la extensión del informe.
- Práctica 6 Insertar elementos visuales en el informe PDF para facilitar la atención y comprensión.
- Práctica 7 Presentar argumentos organizados en secuencias lógicas similares a la estructura de una resolución administrativa.
- Práctica 8 Complementar el informe PDF con una alternativa web multimedia gemela en contenido.
- Comentario final
Enmarcando el punto
Una CP es un trámite voluntario que realiza un titular de proyecto ante el SEA de una región determinada. Este trámite respalda la ejecución de proyectos y hoy está ganando gran relevancia en el marco de la Ley contra delitos económicos y el medio ambiente.
En cuanto al proceso, una consulta se desarrolla en 2 arenas:
- En el espacio del consultante, donde generalmente participa el inversionista y un equipo de asesores; y
- En el espacio del SEA, donde participa el staff que revisa y resuelve.
Un problema de perspectiva que pasa desapercibido es que el equipo consultante se enfoca generalmente sólo en su propio espacio, sin prestar atención a lo que ocurre en la esfera del revisor, lo cual compromete la probabilidad de alcanzar un resultado exitoso en términos de plazo y resultado.
Ignorar la relevancia de la experiencia del revisor de una consulta es desaprovechar una oportunidad clave que incide en el resultado y el plazo.
Reorientando el foco del proceso
Desde el punto de vista del consultante, la gestión de una CP es un dominio obvio, conocido, estándar y previsible. Por lo general implica:
- Reunir antecedentes.
- Realizar estudios.
- Elaborar el escrito.
- Ingresar a trámite.
- Responder las observaciones.
- Recibir la respuesta.
Sin embargo, la dimensión de la revisión del informe en la esfera del SEA no es previsible. Es un dominio complejo que:
- No es obvio.
- No es lineal.
- No se pueda anticipar.
Dentro de este espacio ocurren dinámicas complejas que a menudo se pasan por alto o no se conocen, y que en su conjunto son determinantes para que el objetivo de la consulta se cumpla. Y es dentro de este dominio donde existe un factor fundamental (y lamentablemente a menudo ignorado por el equipo consultante) que es crucial para lograr el objetivo: la experiencia de revisión que el profesional del SEA experimentará durante el proceso de evaluación de la consulta.
Develando lo que ocurre en el espacio del revisor
La revisión de consultas en Chile es un proceso humano, no automatizado, efectuado por un profesional del SEA que analiza archivos PDF proporcionados por el consultante. Este revisor, al igual que tú, tiene tiempo y recursos limitados para realizar su labor de revisar, documentar y resolver.
La eficiencia de la respuesta de una CP depende principalmente de 4 factores:
- El volumen de trabajo del revisor (que no controlamos).
- El nivel de productividad del revisor (que no conocemos).
- La naturaleza, alcance y características de la materia consultada (bajo control).
- La calidad de la exposición proporcionada por el consultante (bajo control).
Un informe completo, bien organizado, de fácil comprensión y con datos precisos, facilita su análisis. Por otro lado, informes incompletos, ambiguos o difíciles de entender pueden generar observaciones o un resultado desfavorable al interés del consultante.
Por lo tanto, si queremos una respuesta rápida y favorable, debemos tener en cuenta estos 4 factores. ¿Cómo podemos alivianar, simplificar y facilitar al revisor la tarea de leer, imaginar, analizar, entender, evaluar, decidir y redactar la respuesta rápidamente si lo consultado debe ser sometido al SEIA?
Produciendo una experiencia de revisión óptima
Desde la perspectiva de empatizar con el revisor para facilitar su trabajo (y así lograr nuestro objetivo), existen diversas aproximaciones innovadoras que podemos aplicar para obtener un resultado favorable y rápido. Estas técnicas novedosas provienen de diversas disciplinas y su aplicación ajustada a las CP responde a la premisa de que el factor humano asociado a la experiencia de revisión del funcionario del SEA es el factor determinante. Las prácticas son las siguientes:
- Levantar aprendizajes y oportunidades desde casos comparables antes de comenzar a escribir.
- Escribir el informe encajando con los criterios y énfasis de la región, y pensando en la resolución.
- Aplicar principios de lenguaje claro sobre las secciones descriptivas, de argumentación y conclusión.
- Agregar funcionalidades interactivas al informe PDF que faciliten su navegación y consulta.
- Priorizar el uso de tablas con categorías en lugar de párrafos para acortar la extensión del informe.
- Insertar elementos visuales en el informe PDF para facilitar la atención y comprensión.
- Presentar argumentos organizados en secuencias lógicas similares a la estructura de una resolución administrativa.
- Complementar el informe PDF con una alternativa web multimedia gemela en contenido.
Práctica 1 Levantar aprendizajes y oportunidades desde casos comparables antes de comenzar a escribir.
Previo a iniciar la redacción del informe CP necesitamos tener una táctica para minimizar los riesgos del trámite, lo cual implica identificarlos y luego decidir qué ángulo adoptar para tratarlos. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es utilizar la información pública que disponibiliza el SEA como fuente de conocimiento y aprendizaje para extraer criterios de revisión y levantar riesgos.
El procedimiento es sencillo. Básicamente consiste en utilizar filtros y campos de búsqueda de categorías y palabras claves para encontrar casos comparables. Y una vez identificados los expedientes útiles, avanzar a revisar el detalle de cada tramitación para detectar cómo evolucionó cada consulta. Mientras más casos comparables existan, mayor aprendizaje y certeza podrás obtener respecto de la dirección que debe tomar tu futura CP.
Las preguntas guías que puedes usar para este proceso de investigación son simples: ¿qué salió bien? ¿qué salió mal? ¿qué pudo haber sido mejorado? ¿cuántas iteraciones tuvo la consulta? ¿qué tipo de antecedentes de fondo solicitó el SEA? ¿cuánto tiempo tomó todo el proceso? ¿cuál fue el resultado de la consulta?
A nivel de herramientas, puedes utilizar el sistema abierto del SEA donde se cargan y se tramitan las CP (e-Pertinencias), que permite realizar operaciones básicas de búsqueda y consulta de información. Y como alternativa, puedes optar por nuestro software Compliance Analytics, que ofrece funciones avanzadas de inteligencia y vigilancia y que permite acceder a datos y relaciones que no están visibles en el sistema abierto del SEA.
Práctica 2 Escribir el informe encajando con los criterios y énfasis de la región, y pensando en la resolución.
Una vez que sabemos el perfil de riesgos que está presente en la región donde tramitaremos nuestra consulta, necesitamos una táctica que permita poner en valor ese conocimiento de cara al SEA. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es orientar el contenido clave de la CP de cara a abordar aquellos aspectos críticos que fueron detectados en la fase de estudio, aportando el nivel de detalle suficiente y respaldo necesario que permita:
- Obtener un resultado favorable de no ingreso ante el SEA.
- En caso de que la resolución resulte en ingreso y se opte por una reclamación administrativa, el resultado de dicha gestión sea favorable.
- En caso que la reclamación administrativa no prospere y se opte por una reclamación ante un Tribunal Ambiental, el resultado de dicha gestión sea favorable.
El procedimiento para operativizar este enfoque es sencillo. Consiste básicamente en aportar aquellos antecedentes de hecho y derecho que dan cuenta que la argumentación que es conducida por el informe CP de cara al SEA se ajusta a derecho y cumple con los estándares y criterios vigentes. Estos antecedentes varían en naturaleza y pueden incluir:
- Inventarios y modelaciones
- Catastros y caracterizaciones
- Doctrina y jurisprudencia
- Mediciones y monitoreos
- Ingenierías y estudios
Práctica 3 Aplicar principios de lenguaje claro sobre las secciones descriptivas, de argumentación y conclusión.
No es suficiente tener un documento ordenado, organizado y bien estructurado si el contenido que conduce es difícil de entender. Por lo tanto, necesitamos una táctica que permita hacer comprensible el texto del informe. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es aprovechar las bondades de los motores de inteligencia artificial aplicados a mejorar la redacción y claridad de los textos de una CP.
El procedimiento para aplicar este enfoque es sencillo y consta de 3 pasos:
- Paso 1: Redacta el documento siguiendo tu estilo natural de escritura.
- Paso 2: Solicita a una IA que mejore la redacción, gramática y tono de los textos que deseas mejorar.
- Paso 3: Acepta el cambio propuesto totalmente o solo en las partes donde observes una mejora significativa en la calidad de lectura y comprensión.
A nivel de herramientas, te recomiendo 3 alternativas:
Práctica 4 Agregar funcionalidades interactivas al informe PDF que faciliten su navegación y consulta.
Tenemos un informe funcional y comprensible. Pero si queremos facilitar la experiencia de revisión necesitamos una táctica que permita hacerlo navegable y consultable. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es la utilización de artefactos clickeables y enlaces sencillos en secciones y ubicaciones específicas del documento. Que permitan acceder a páginas, capítulos y apartados rápidamente, desde cualquier dispositivo con internet, evitando el scrolling.
El procedimiento para operativizar este enfoque es sencillo.
- Agrega un botón en el encabezado de la página que lleve al índice del documento.
- Haz que el índice sea clickeable para dirigir a la sección correspondiente.
- Inserta la URL nativa de los documentos oficiales citados en la palabra que hace la cita.
- Añade accesos rápidos clickeables en los capítulos que contienen varias secciones.
A nivel de herramientas, te recomiendo la utilización de Google Docs por su versatilidad, facilidad de uso e integración con el motor nativo de IA de Google.
Práctica 5 Priorizar el uso de tablas con categorías en lugar de párrafos para acortar la extensión del informe.
Para facilitar la navegación del informe y lograr que sea un documento corto y rápido de evaluar necesitamos una táctica que permita condensar información. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es utilizar tablas en todas aquellos capítulos y secciones que dada su naturaleza de contenido anidado en categorías tipo, permite organizar los textos de forma tabulada.
El procedimiento es sencillo. Básicamente consiste en crear tablas con 2 columnas, donde la columna de la izquierda anida la categoría y la de la derecha aloja el texto. Y en aquellos casos en que el contenido del texto se abre en sub-categorías, replicar esta lógica colocando una nueva tabla dentro de la columna derecha. De esta manera se posibilita al revisor que pueda localizar rápidamente piezas de contenido según el tipo. Aquí va una imagen ejemplo:
A nivel de herramientas, para producir este tipo de tablas puedes ocupar cualquier procesador de texto. Te recomiendo Google Docs.
Práctica 6 Insertar elementos visuales en el informe PDF para facilitar la atención y comprensión.
Para ayudar al revisor a ubicarse dentro de la jerarquía de la información que aloja cada capítulo y sección, necesitamos una táctica que permita facilitar esa comprensión. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es muy simple y está basada en el uso de colores para diferenciar los distintos niveles y capas de organización del contenido dentro del informe.
El procedimiento para operativizar este enfoque es sencillo. Consiste básicamente en dar un color principal, y sus tonos derivados, a las categorías según los diferentes niveles jerárquicos que estén presentes en un informe CP. Te dejo un ejemplo:
A nivel de herramientas, para producir este tipo de tablas puedes ocupar cualquier procesador de texto. Te recomiendo Google Docs.
Práctica 7 Presentar argumentos organizados en secuencias lógicas similares a la estructura de una resolución administrativa.
No es suficiente tener un documento corto y visualmente fácil de revisar si el contenido clave en la sección de argumentación no se presenta de una manera simple de analizar. Por lo tanto, necesitamos una táctica que permita hacer evaluable la completitud de los textos de análisis. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es adoptar en la sección de análisis de descarte de las tipologías de ingreso, una estructura que reproduce las partes que están presentes en una resolución administrativa, por cuanto dicho diseño le es familiar al revisor desde su trabajo rutinario de escribir resoluciones.
El procedimiento para operativizar este enfoque es sencillo. Básicamente consiste en la utilización de títulos, subtítulos y conectivos en aquellas secciones del informe en que se argumenta. Y anidando los textos claves dentro de cada categoría. Te dejo un ejemplo:
Abordamiento del requisito c) del Instructivo SEA 131456 para proyecto nuevo
- Tipología aplicable literal e)
- Transcripción del literal
- Análisis de aplicabilidad
- Teniendo a la vista lo establecido por la normativa y jurisprudencia en…
- Y en consideración al siguiente razonamiento…
- Se concluye…
- Tipología aplicable literal h)
- Transcripción del literal
- Análisis de aplicabilidad
- Teniendo a la vista lo establecido por la normativa y jurisprudencia en…
- Y en consideración al siguiente razonamiento
- Primera parte…
- Segunda parte…
- Respecto del primer requisito…
- En cuanto al segundo requisito…
- En lo principal…
- En complemento…
- Primera parte del literal h.2…
- Segunda parte del literal h.2…
- Se concluye…
Práctica 8 Complementar el informe PDF con una alternativa web multimedia gemela en contenido.
Si queremos activar una disposición amigable y positiva en el revisor para que lea y revise rápido y de buena manera nuestro informe, necesitamos una táctica que permita habilitar esa condición. ¿Cómo logramos esto?
La técnica que te propongo es invitar al revisor a consultar y evaluar nuestra consulta en un formato web alternativo al informe PDF que se sube al portal e-Pertinencias. Ello mediante insertar en la introducción del documento un enlace hacia un sitio que aloja la versión web del informe. Te dejo un ejemplo:
Esta técnica permite complementar la exposición de texto con archivos, esquemas, diagramas, imágenes interactivas y videos que permiten “llevar” el proyecto consultado hacia el dispositivo que está utilizando el revisor, a nivel de descripción y entorno, posibilitando que su proceso cognitivo de imaginar la situación consultada sea cercana a la realidad.
Te dejo unas vistas de ejemplos:
El procedimiento para operativizar este enfoque es sencillo y básicamente consiste en la producción de un sitio web que anida la misma información que el informe PDF.
A nivel de herramientas, te recomiendo la utilización de Google Sites por su versatilidad, facilidad de uso e integración con Youtube, Google Docs y Google Drive.
Comentario final
Ignorar la relevancia de la experiencia del revisor de una consulta es desaprovechar una oportunidad clave que incide en el resultado y el plazo.
Para lograr un resultado rápido y favorable en una CP, es crucial considerar la experiencia de revisión que experimentará el funcionario del SEA al momento de conocer, evaluar y decidir sobre lo consultado. Su carga de trabajo y la calidad del informe ingresado son factores determinantes. Para facilitar la labor del revisor, se recomienda la adopción de estas 8 prácticas emergentes que han mostrado ser incidentes en producir una respuesta rápida y de no ingreso.